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    行業(yè)資訊

    發(fā)票大師-財務(wù)必備的電子發(fā)票管理工具

    發(fā)布時(shí)間:2024-05-30 11:55:56人氣:

    很多企業(yè)的財務(wù)管理工作多依賴(lài)人工,數智化、自動(dòng)化程度較低,每天都有大量重復、低效的工作,特別是隨著(zhù)電子發(fā)票的普及,發(fā)票報銷(xiāo)變得非常的麻煩,要輸入各種數字,邊看發(fā)票邊記錄在電腦上,還要發(fā)票防重、查驗真假,避免重復報銷(xiāo)和假發(fā)票帶來(lái)的稅務(wù)風(fēng)險。

     

    特別是對于小公司來(lái)說(shuō),實(shí)際財務(wù)人數少,可能審單和付款是同一人,登記了臺賬之后每次都進(jìn)行復核的可操作性不強,“是否已經(jīng)登記臺賬、是否重復打印、批量驗真”這些關(guān)鍵環(huán)節成了影響財務(wù)工作效率的關(guān)鍵。對于正在使用發(fā)票大師的用戶(hù)劉會(huì )計來(lái)說(shuō),發(fā)票大師不僅是一個(gè)發(fā)票管理工具,也是一種更高效的工作模式:

     

    作為一名會(huì )計,收發(fā)票、報銷(xiāo)是再平常不過(guò)的工作,小到員工的一次打車(chē)報銷(xiāo)、大到公司的日常采購開(kāi)支,都需要仔細核對、登記、核實(shí)。

    這些發(fā)票來(lái)源可以是員工,也可以是供應商、各大互聯(lián)網(wǎng)平臺等等,來(lái)源雖然多,但要么是紙質(zhì)的,要么就是PDF的,怎么匯總起來(lái)進(jìn)行管理,實(shí)在讓人惆悵,這個(gè)時(shí)候就需要用到發(fā)票大師了。

     

    使用方法非常簡(jiǎn)單,只需要一個(gè)APP就能輕松完成任務(wù)了,我最常用的兩個(gè)功能是收票郵箱和企業(yè)票夾:

     

    一、收票郵箱

    打開(kāi)APP復制收票郵箱,粘貼到需要收票的平臺,比如淘寶、滴滴等,接下來(lái)發(fā)票就會(huì )自動(dòng)匯總到發(fā)票大師APP中,自動(dòng)識別發(fā)票抬頭、稅號、金額、開(kāi)票信息等,最重要的是會(huì )自動(dòng)查重,之前已經(jīng)導入過(guò)的發(fā)票不會(huì )重復導入,同時(shí)會(huì )自動(dòng)完成驗真,不用再擔心收到問(wèn)題發(fā)票。

    除了收票郵箱之外,還支持拍照、掃碼上傳發(fā)票,以前需要花很多時(shí)間從各種地方匯總的發(fā)票,現在輕松就完成了收集、查重、驗真三個(gè)步驟,完全改變了我過(guò)去全手工的工作模式。

     

    二、企業(yè)票夾

    除了使用發(fā)票大師管理發(fā)票之外,我還用它與同事協(xié)作,因為我所在公司規模較小,還沒(méi)有自己的費控系統,日常報銷(xiāo)審批都是通過(guò)釘釘完成的,通過(guò)釘釘收到同事報銷(xiāo)申請后,仍然會(huì )遇到查重、驗真的問(wèn)題,企業(yè)票夾能很好地幫我解決這個(gè)問(wèn)題。

    我做管理員創(chuàng )建了一個(gè)公司抬頭的票夾,把幾位日常報銷(xiāo)較多的同事都邀請加入,同事在收到發(fā)票后,如果抬頭符合,會(huì )自動(dòng)驗真并提交到票夾中,我可以看到所有同事的發(fā)票,查驗狀態(tài)、金額、提交人一目了然,問(wèn)題發(fā)票還能一鍵退回。

     

    使用發(fā)票大師后,我們基本實(shí)現了電子發(fā)票自動(dòng)收票,發(fā)票平臺自動(dòng)采集、員工快速報銷(xiāo)、財務(wù)快速記賬、支持OFD和PDF兩種版式電票,完成發(fā)票批量驗真自動(dòng)歸檔,報銷(xiāo)數據實(shí)時(shí)查詢(xún)、臺賬、發(fā)票原件都能隨時(shí)導出。

    對于小公司來(lái)說(shuō)沒(méi)必要弄復雜費控系統,把發(fā)票管理好就減少了我大部分重復工作,幾百塊的會(huì )員費也就一頓火鍋錢(qián),能減少我90%以上報銷(xiāo)工作量,真的是非常劃算,而且大部分功能都是免費的,沒(méi)有特別的需求都不需要開(kāi)會(huì )員。


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